Wspólna Metoda Oceny CAF (ang. Common Assessment Framework) jest narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę zarządzania. Model skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
CAF to narzędzie kompleksowego zarządzania jakością, zainspirowane Modelem Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) oraz modelem opracowanym na Uniwersytecie Speyer. Opiera się na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, pracowników i społeczeństwa zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię, pracowników, relacje międzyludzkie, zasoby i procesy. Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia, w ramach kompleksowego procesu analizy wyników jej działalności.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:
- identyfikację mocnych stron,
- identyfikację obszarów do doskonalenia,
- opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
- możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking),
- przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
I chociaż w metodzie CAF, w dążeniu do stałego doskonalenia, główną uwagę zwraca się na ocenę wyników działania i określenie jej organizacyjnych uwarunkowań, to ostatecznym celem jest wspieranie „dobrego rządzenia".
Czterostopniowy cykl, przez który, zgodnie z cyklem Deminga, należy przejść w procesie stałego doskonalenia:
- Planuj (faza projektowania);
- Wykonaj (faza realizacji);
- Sprawdź (faza kontroli);
- Popraw (faza działania, adaptacji i korekty).
Podkreśla się tu, że programy doskonalenia należy poprzedzić starannym planowaniem, że muszą one prowadzić do skutecznego działania, podlegać sprawdzeniu i ewentualnej adaptacji oraz że w ramach nieustającego cyklu muszą przejść do nowej fazy planowania.
Dziesięć kroków doskonalenia organizacji według metody CAF
Faza 1 - Początek drogi z metodą CAF
Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny
- jednoznaczna decyzja kierownictwa podjęta po konsultacji wewnątrz organizacji - określenie zakresu i podejścia do samooceny - wybór skali ocen - wyznaczenie lidera projektu
Krok 2: Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny
- określenie i realizacja planu komunikacji wzajemnej - stymulowanie zaangażowania personelu w proces samooceny - przepływ informacji w kontaktach z zainteresowanymi stronami w poszczególnych fazach
Faza 2 - Proces samooceny
Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny
- określenie liczebności grupy samooceny - utworzenie grupy samooceny odzwierciedlającej wszystkie istotne aspekty organizacji, zgodnie z przyjętym zestawem kryteriów - wybór przewodniczącego grupy - decyzja o tym, czy członek kierownictwa może uczestniczyć w grupie
Krok 4: Organizacja szkoleń
- informacja i szkolenie zespołu zarządzającego - informacja i szkolenie grupy samooceny - przekazanie listy wszystkich istotnych dokumentów przez kierownika projektu - określenie kluczowych zainteresowanych stron, dostarczanych produktów i usług oraz procesów kluczowych
Krok 5: Przeprowadzenie samooceny
- podjęcie oceny indywidualnej - wypracowanie konsensusu w grupie - punktacja
Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny
Faza 3 - Plan doskonalenia / ustalenie priorytetów
Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia, na podstawie zaakceptowanego raportu samooceny
- ustalenie priorytetów działań doskonalących - zróżnicowanie działań w ramach realistycznie zakreślonych horyzontów czasowych - włączenie planu działania w proces kompleksowego planowania strategicznego
Krok 8: Komunikacja informacji o planie doskonalenia
Krok 9: Implementacja planu doskonalenia
- określenie spójnego podejścia do monitorowania i oceny działań doskonalących, w oparciu o cykl planuj- wykonaj- sprawdź- popraw. - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za każde działanie doskonalące - stałe korzystanie z odpowiednich narzędzi zarządzania
Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF
- ewaluacja działań doskonalących w ramach nowej samooceny
Korzyści z wdrożenia metody CAF 2006
- Usprawnienie systemu zarządzania organizacją w oparciu o FAKTY i rzetelną samoocenę - możliwość porównania wyników z kryteriami ustalonymi dla urzędów administracji publicznej w całej Unii Europejskiej
- Integracja wszystkich istniejących metod zarządzania w organizacji
- Poznanie mocnych i słabych stron funkcjonowania urzędu, a także dobrych praktyk, które przyczyniają się do rozwoju organizacji
- Rozwiązanie bieżących problemów urzędu i doskonałe efekty w działaniu
- Wdrożenie mechanizmów usprawnień, które poprawią wyniki organizacji
- Wzrost satysfakcji klientów z usług oferowanych przez urząd
- Podniesienie poziomu zaangażowania pracowników i optymalne wykorzystanie ich wiedzy i umiejętności
- Kompleksowa metoda zarządzania jakością, rekomendowana przez UE oraz Kancelarię Prezesa Rady Ministrów
Funkcję Koordynatora CAF, odpowiadającego za kierowanie projektem wdrożenia pełni Sekretarz Powiatu - Małgorzata Łakomiec (Tel. 0-41 3953005) e-mail:
Wdrożenie Metody CAF 2006 jest realizowane przez spółkę F5 Konsulting, działająca na zlecenie MSWiA.
Usługi w zakresie wdrażania Metody CAF 2006 są komponentem projektu systemowego MSWiA pn. „Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Powszechnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą". Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (PO KL Poddziałanie 5.2.2 „Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej").
